Sistem pengurusan rekod rasmi Kerajaan secara digital mengikut kitaran hayat bermula dari pewujudan, penyimpanan, pengedaran, penyenggaraan dan pelupusan.

• Memelihara memori institusi negara.
• Meningkatkan kecekapan capaian kepada maklumat dan ketelusan pentadbiran.
• Meningkatkan kawalan ke atas pengurusan rekod Sektor Awam secara lebih sistematik.
• Meningkatkan sistem penyampaian Kerajaan.

• Kerajaan Persekutuan
• Badan Berkanun Persekutuan
• Kerajaan Negeri
• Badan Berkanun Negeri
• Kerajaan Tempatan

Agensi perlu membangunkan Klasifikasi Fail (KF) dan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) mengikut KF standard Arkib Negara Malaysia (ANM) dengan merujuk Seksyen Pengurusan Rekod Elektronik, Bahagian Pengurusan Rekod Kerajaan, ANM atau e-mel kepada spre@arkib.gov.my. Sekiranya telah mendapat perakuan ANM, agensi boleh membuat permohonan kepada JDN melalui emel peluasanddms@digital.gov.my untuk menggunakan Sistem DDMS 2.0.

Pada ketika ini, agensi boleh merujuk kepada Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2020, Dasar Bekerja Dari Rumah. Pekeliling Kemajuan Perkhidmatan Awam (PKPA) – Pelaksanaan DDMS di Sektor Awam akan dikeluarkan pada tahun 2022.

Pengurusan rekod dalam DDMS 2.0 bermula dengan proses menawan rekod ke dalam sistem. Seterusnya, edaran dibuat dengan menggunakan fungsi minit. Ini bermakna, tiada lagi pergerakan rekod secara fizikal. Proses penyelenggaraan rekod boleh dilaksanakan oleh Pegawai Rekod Jabatan.

Sistem DDMS 2.0 telah ditauliahkan dengan Pensijilan MS ISO/IEC 27001:2013 ISMS. Dari segi sistem, kawalan capaian dibuat mengikut agensi. Ini bermakna, agensi lain tidak boleh melihat rekod agensi lain. Fungsi jejak audit berperanan merekodkan segala log yang dibuat oleh pengguna. Fungsi tera air (watermark) berperanan memaparkan tarikh, masa dan ID pengguna semasa melihat rekod.

Ya, Sistem DDMS 2.0 telah menyokong pengurusan Rekod Rahsia Rasmi. Walau bagaimanapun, hanya dokumen TERHAD dan SULIT sahaja yang dibenarkan buat masa ini. Antara pematuhan yang telah dilaksanakan bagi menyokong pengurusan Rekod Rahsia Rasmi adalah:

1. Rangka Kerja Keselamatan Siber Sektor Awam (RAKSSA)
2. Mematuhi Akta Rahsia Rasmi 1972
3. Arahan Keselamatan (Semakan dan Pindaan 2017)
4. Algoritma Kriptografi Terpercaya Negara (AKSA MySEAL)

Selain itu, dari segi teknologi, ciri-ciri keselamatan tambahan juga telah dilaksanakan, antaranya:

• Multi Factor Authentication
• Penggunaan Teknologi Web Scan
• Penjanaan Hash Value
• Penyulitan Data
• Penggunaan Watermark
• Information Redaction

Terdapat 33 jenis rekod yang telah disenaraikan dan boleh ditawan dalam DDMS 2.0 seperti surat menyurat, e-mel, laporan, minit mesyuarat, slaid pembentangan, audio, video dan sebagainya.

Setakat ini, tiada had saiz ditetapkan untuk sesuatu rekod ditawan ke dalam sistem.

Jangka hayat sesuatu rekod adalah bergantung pada JPR. Proses pelupusan rekod perlu dilaksanakan walaupun agensi menggunakan Sistem DDMS 2.0. Kaedah pelupusan rekod adalah berdasarkan Panduan Pelupusan Rekod Awam, Arkib Negara Malaysia.

Agensi disarankan untuk mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod di peringkat agensi. Dari segi pengurusan rekod, agensi perlu mewujudkan Unit Rekod dan melantik Pegawai Rekod Jabatan yang bertanggungjawab menguruskan hal berkaitan pentadbiran rekod dan disokong oleh Pegawai Kemasukan Rekod. Dari segi pentadbiran sistem, agensi boleh melantik staf dari kalangan ICT sebagai Pentadbir Sistem.

Pihak JDN tidak membekalkan sebarang peralatan. Sekiranya agensi tidak mempunyai mesin pengimbas khas untuk melaksanakan Sistem DDMS 2.0 (untuk rekod terbuka), mesin fotostat sedia ada adalah memadai untuk tujuan mengimbas rekod.