“DDMS 2.0 mewujudkan keseragaman pengurusan rekod elektronik di sektor awam.”
Sebelum menggunakan DDMS 2.0, agensi perlu membangunkan Klasifikasi Fail dan Jadual Pelupusan Rekod dengan kerjasama pihak Arkib Negara Malaysia (ANM). Klasifikasi Fail yang dibangunkan adalah berdasarkan fungsi dan aktiviti yang meliputi semua rekod urusan am dan urusan fungsian. Klasifikasi Fail Standard yang dibangunkan hendaklah mematuhi Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007 : Panduan Pengurusan Pejabat. Jadual Pelupusan Rekod hendaklah mematuhi Seksyen 27, Akta Arkib Negara 2003.
Agensi juga perlu mewujudkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod (JKPR) di peringkat agensi. Peranan JKPR ialah menentukan Dasar dan Panduan Pengurusan Rekod serta menyediakan Tatacara Pengurusan Rekod dengan Aplikasi DDMS. Terma rujukan JKPR boleh dirujuk dalam Panduan Pengurusan Rekod Sektor Awam 2016 oleh Arkib Negara Malaysia, muka surat 354.
“DDMS 2.0 mewujudkan keseragaman pengurusan rekod elektronik di sektor awam.”
Prasyarat utama pelaksanaan DDMS 2.0 ialah membangunkan Klasifikasi Fail (KF) Urusan Am dan Urusan Fungsian dengan Arkib Negara Malaysia (ANM) dan diperakui oleh Ketua Pengarah ANM. Pembangunan KF ini perlu untuk mewujudkan keseragaman KF di pejabat awam dan membantu mewujudkan rekod yang boleh digunakan sebagai bukti yang sahih kerana ia dapat menunjukkan kandungan, struktur dan konteks pewujudan rekod.
Adakah agensi anda telah mendapatkan perakuan KF?
Jika Ya, sila hubungi Pasukan DDMS 2.0 untuk pelaksanaan.
Jika Tidak, sila hubungi Arkib Negara Malaysia.
Menyediakan Jadual Pelupusan Rekod (JPR) Urusan Fungsian bagi menentukan tempoh pengekalan rekod di jabatan.
Menubuhkan Jawatankuasa Pengurusan Rekod (JKPR) di agensi yang berperanan merancang dan melaksanakan pengurusan rekod di agensi. JKPR bertanggungjawab memantau dan memastikan penyimpanan serta penjagaan rekod rasmi adalah pada tahap yang terbaik bagi memastikan keselamatan fail dan dokumen, terutama rekod rahsia rasmi agar selaras dengan peruntukan undang-undang, peraturan dan piawaian semasa.
Mewujudkan Seksyen/Unit Registri dan Rekod di bawah Bahagian Khidmat Pengurusan/Pentadbiran bagi setiap agensi untuk menerajui pelaksanaan DDMS 2.0. Seksyen/Unit ini perlulah diketuai oleh Pegawai Arkib dan dianggotai oleh Pengurus Rekod, Pegawai Rekod Jabatan (PRJ), Pembantu Tadbir (PT) dan Pembantu Operasi (PO) untuk menjalankan tugas-tugas pengurusan rekod di dalam persekitaran DDMS 2.0.
Membangunkan Tatacara Pengurusan Rekod Elektronik Dalam DDMS 2.0 berpandukan tatacara yang disediakan oleh Arkib Negara Malaysia (ANM). Bagi pengurusan rekod bertaraf rekod rahsia rasmi pula, agensi kerajaan perlu menyediakan Tatacara Pengurusan Rekod Rahsia Rasmi DDMS 2.0 berpandukan tatacara yang disediakan oleh CGSO.
Melantik seorang Duta (Ambassador) DDMS 2.0 bagi setiap agensi dan Ejen Perubahan (Change Agent) di bahagian atau seksyen bagi membantu penggunaan aplikasi DDMS 2.0.
Tel : 03-8000 8000
E-mel: ddms2.0@digital.gov.my
Tel : 03-8000 8000
E-mel: ddms2.0@mampu.gov.my
