Projek DDMS 2.0 merupakan salah satu inisiatif di bawah Bidang Ekonomi Utama Negara (NKEA), Komunikasi, Kandungan dan Infrastruktur (CCI), Projek Penggerak Ekonomi (EPP6) e-Kerajaan – Pelaksanaan Kerajaan Tanpa Kertas: Digital Document Management System (DDMS 2.0) Sektor Awam.
Jabatan Digital Negara (JDN) dengan kerjasama Arkib Negara Malaysia (ANM) dan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO) telah membangunkan DDMS 2.0 untuk menguruskan rekod-rekod digital bagi keseluruhan kitaran hayatnya iaitu daripada proses pewujudan dan penawanan, penyimpanan dan penyelenggaraan, penggunaan dan pengaksesan, serta pelupusan secara digital.
Kerjasama strategik dalam pembangunan DDMS 2.0 meletakkan peranan JDN sebagai teraju pengurusan projek DDMS 2.0 merangkumi pembangunan dan penyelenggaraan sistem, penyediaan infrastruktur serta peluasan ke agensi sektor awam.
ANM berperanan sebagai Subject Matter Expert (SME) yang telah membangunkan spesifikasi dan menguji fungsi serta keupayaan sistem DDMS 2.0 mengikut prinsip pengurusan rekod secara keseluruhan yang meliputi kitaran hayat rekod daripada pewujudan sehingga pelupusan dan memastikan ciri-ciri rekod iaitu kesahihan, keandalan, integriti dan ketersediaan rekod tersebut dikekalkan.
ANM berperanan dalam pembangunan klasifikasi fail Urusan Am dan Urusan Fungsian agensi sektor awam serta jadual pelupusan rekod fungsian jabatan sebagai prasyarat utama sebelum agensi sektor awam melaksana dan menggunakan Aplikasi DDMS 2.0.
Manakala CGSO pula berperanan sebagai Subject Matter Expert (SME) bagi pengurusan rekod rahsia rasmi dan penentuan ciri-ciri keselamatan sistem dalam menjamin integriti, kerahsiaan dan keselamatan rekod rahsia rasmi.
Surat Ketua Pengarah MAMPU kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian bertarikh 26 Januari 2015 telah dikeluarkan untuk memaklumkan pelaksanaan DDMS 2.0 bagi meningkatkan kepantasan akses kepada maklumat, mengurangkan penggunaan kertas, meningkatkan sistem penyampaian serta menjamin perkhidmatan kerajaan yang lebih telus. Sistem DDMS 2.0 mula digunakan di sektor awam pada Jun 2015.
Projek DDMS 2.0 bertujuan untuk membangunkan sistem pengurusan rekod yang menguruskan rekod rasmi dan rahsia rasmi kerajaan bagi keseluruhan kitaran hayatnya iaitu daripada proses pewujudan, penawanan, penyimpanan, penyelenggaraan, pengedaran dan pelupusan rekod secara digital dan sistematik.
Meningkatkan kecekapan capaian kepada maklumat dan ketelusan pentadbiran
Meningkatkan kawalan ke atas pengurusan rekod Sektor Awam secara lebih sistematik
Memelihara Memori Institusi Negara dan meningkatkan sistem penyampaian kerajaan
Surat Ketua Pengarah MAMPU kepada semua Ketua Setiausaha Kementerian 26 Jan 2015 : Pelaksanaan DDMS 2.0 untuk meningkatkan kepantasan akses kepada maklumat, mengurangkan penggunaan kertas, meningkatkan sistem penyampaian serta menjamin perkhidmatan kerajaan yang lebih telus
Surat Timbalan Ketua Setiausaha Kanan (TKSUK) Jabatan Perdana Menteri 18 Mei 2016 : Pemakluman Kertas Keputusan Pelaksanaan Pengurusan Dokumen Rahsia Rasmi Dalam DDMS 2.0 untuk kategori TERHAD dan SULIT
Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2020 (Dasar Bekerja dari Rumah) 21 Disember 2020 : Menggunakan DDMS 2.0 atau pindaannya dari semasa ke semasa untuk menguruskan dan berkongsi dokumen kerajaan dengan cekap dan selamat
Mematuhi Akta Arkib Negara 2003
Mematuhi MS ISO 16175-1:2021 SPA Bil. 2/2016
Pensijilan MS ISO/IEC 27001:2013 ISMS
Mematuhi Akta Rahsia Rasmi 1972 Arahan Keselamatan (Semakan dan Pindaan 2017)
Algoritma Kriptografi Terpercaya Negara (AKSA MySEAL)
Mematuhi Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007
Berpusat
(Cloud Computing)
Capaian 24X7
Pelbagai platform capaian
Akta Tandatangan Digital 1997 (2022)
Cloud Computing
Cloud-Software as a Service (SaaS) MyGovCloud
Disaster Recovery Centre
Pusat Data Sektor Awam (PDSA) Bandar Enstek
Active Database
Real-time Data Replication (Tempoh Sedia – 2 jam)
High Availability Architecture
Memastikan ketersediaan sistem 24×7
Enterprise Content Management
Aplikasi – Enterprise Content Management (DoD 5015.02 Chapter 2 and 3 Certification Electronic Record Management)
Pemantauan ke atas Minit/Tugasan dengan lebih berkesan
Mengatasi kebocoran maklumat
Rekod dapat diakses dengan lebih cepat dan mudah
Pematuhan prosedur Pengurusan Rekod
Mengatasi kelewatan terimaan dan kehilangan surat
Repository maklumat kerajaan
Kecekapan membuat keputusan
Any time Any where and Any device
Tel : 03-8000 8000
E-mel: ddms2.0@digital.gov.my
Tel : 03-8000 8000
E-mel: ddms2.0@mampu.gov.my
